Mantenimiento - Pecado Original

Esta decisión equivocada conlleva, durante la operación y mantenimiento a situaciones indeseables, tal como lo es: la indisponibilidad o fuera de servicio de un proseso productivo.

Un mal diseño de las Cláusulas Contractuales de Adquisición de Activos es lo que llamo el “Pecado Original del Mantenimiento”

Existe varios tipos de contrataciones de activos, ya sean éstas:

• Contrato por Suma Global

• Contrato por Administración Delegada

• Contrato por Precios Unitarios

• Contrato Llave en Mano

(Turnkey contract) (término del derecho anglosajón), o mixto según combinación de los anteriores.

En este artículo me referiré a las contrataciones Llave en Mano, debido a que es el que mayormente se usa para adquirir activos de gran magnitud.

Un ejemplo podría ser: una construcción de plantas (IPC).

Para definirlo, diremos que el contrato Llave en Mano es aquel en virtud del cual un contratista se obliga frente al cliente o contratante (en derecho público ante la entidad estatal contratante) a cambio de un precio, a realizar toda la ingeniería Básica y de Detalle para construir y poner en funcionamiento una obra o proyecto determinado.

Cuando hagamos una inversión “LLAVE EN MANO es cuando el constructor luego de terminar este gran proyecto, se va. Sin embargo, hay otra modalidad muy parecida que es PRODUCTO EN MANO, donde el constructor luego de terminar la construcción se queda produciendo junto al inversionista.

Ambas contrataciones deben contemplar en algunas de sus cláusulas todo lo relacionado con el “Mantenimiento”.

De esta manera lo que se trata es de garantizar todo lo necesario para operar y mantener sin ningún problema o con interrupciones mínimas aceptables durante la vida útil, la operatividad de un equipo, sistema o instalación.

Para ello, debemos considerar principalmente:

• El manual de operación y mantenimiento, por ejemplo: (español e inglés) contentivo de: planos de detalles, procedimiento de despiece, guías de detención de fallas “Trouble Shooting”, frecuencias de intervenciones preventivas, stocks de materiales, partes y repuestos, principalmente consumibles críticos, condiciones de seguridad, herramientas especiales de ser necesarias.

• El adiestramiento, entrenamiento o perfeccionamiento profesional

• La garantía de repuestos durante la vida útil del equipamiento

• Visitas para entrenamiento en los sitios donde estén operando los equipos que vayamos a adquirir para conocer y constatar su efectividad; e indudablemente, dependiendo de la gran inversión que se vaya a realizar, el servicio postventa en el territorio nacional.

Esta estrategia debe realizarse no tan sólo para una empresa o consorcio privado, sino también para un gobierno que por medio de los llamados programas o convenios de cooperación entre países, se adquieren equipos.

Adicionalmente, en las cláusulas contractuales se contemplan otro tipo de información, que tan sólo mencionaremos los aspectos más importantes, pero para lo que nos compete sobre mantenimiento, nos quedamos con lo dicho anteriormente.

Ahora bien son partes adicionales de estas cláusulas en el contrato marco la siguiente información:

• La ingeniería de proceso

• Diagrama de bloques

• Diagramas de banderas

• Diagramas de procesos

• Diagrama de planta (layout)

• La ingeniería de detalle compuesto de:

ingeniería civil, mecánica, eléctrica, instrumentación, servicios industriales; además de: licencias, normalizaciones, maquetas, mímicos, ensayos, pruebas, garantías adicionales, etc. Obviamente, y la estructura de codificación de toda esta información.

En otro orden de ideas, hoy día, con relación a algunos países LATAM, los gobiernos a través de países como China y Rusia principalmente, y en menor grado los países de la comunidad europea, han venido adquiriendo con endeudamientos y desembolsos de grandes cantidades de dinero, el equipamiento para cubrir necesidades de servicios de la población.

Que si bien es cierto son tan necesarios, también es muy cierto que deberían cumplir con las condiciones antes mencionadas a través de “Cláusulas Contractuales” que garanticen que la inversión que se vaya a hacer no se pierda.

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Tales son los casos:

sistemas eléctrico (generación distribuida), plantas de amoniaco, urea, olefinas, MVC, PVC, equipos de salud para la dotación de hospitales, plantas de producción de alimentos, ensamblajes, red ferroviaria, autobuses, vehículos, por decir los principales.

Sería importante saber si aun cuando no tenemos información sobre estos acuerdos, ellos están bajo la ley modelo de la COMISIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO MERCANTIL INTERNACIONAL (CNUDMI, 1994) y la Guía Jurídica para la redacción de Contratos Internacionales de Construcción de Instalaciones Industriales (1987), en su capítulo XXVI epígrafes C, D y E, fácilmente accesible en internet, donde ubicaría además de lo contenido en ellos, la información adicional que los inversionistas requieren para que puedan sacarle el máximo provecho a la optimización del mantenimiento de la planta.

Son en estos puntos dónde se deben elaborar con sumo cuidado estas cláusulas contractuales, “que por obligación según mi opinión deberían existir”.

Ahora bien, como comenté al principio de este artículo, las Fallas de los Equipos y sus Consecuencias son el dolor de cabeza de cualquier gerencia de calidad, Éstas pueden ser el resultado principalmente de un mantenimiento inadecuado, mala calidad de los materiales, mala ejecución de los trabajos, mala operación, improvisaciones, sabotajes, falta de garantías, causas externas, o “políticas inadecuadas al momento de definir durante la Ingeniería, procura y construcción (IPC) las “Cláusulas Contractuales” para adquisición de sistemas, instalaciones, equipos u obras (SIEO)”.

No tomar decisiones seguras, acertadas y oportunas al momento de iniciar una inversión, inevitablemente traerá como resultado situaciones indeseables durante la operación y el mantenimiento, tal es el caso de un impacto negativo cuantificable o no sobre los procesos.

Decimos cuantificable o no, porque de fallar un equipo puede causar accidentes, impactando considerablemente la vida de las personas.

Cuando falla un SIEO, podemos recuperar una producción, siempre que el proceso no sea de flujo continuo; podemos restablecer la operatividad de un SIEO a través de una nueva inversión, pero una vida humana o daño al ambiente no se puede recuperar

Hay evidencias de sistemas, instalaciones equipos u obras que al fallar han ocasionado daños incuantificables a la flora y fauna, tardando años en recuperarse el equilibrio del ecosistema, y porque no decirlo, la calidad de vida.

Cuando hagamos una inversión “Llave en Mano”, estableciendo las Cláusulas Contractuales y adquiramos todo lo necesario para operar y mantener sin ningún problema o con interrupciones aceptables la operatividad de un equipo, sistema instalación u obra, debemos considerar principalmente, y ahora estructurando lo dicho al principio, en el manual de operación y mantenimiento, dependiendo del país de origen, por ejemplo: (español e inglés) contentivo de:

• Planos de detalles generales y de detalles para todas las especialidades con su codificación respectiva.

• Procedimiento de despiece para cada equipo principal, mayor o crítico, con los números de partes respectivos.

• Guías de detención de fallas “Trouble Shooting”.

• Frecuencias de intervenciones preventivas, o protocolos de mantenimiento.

• Stocks de repuestos consumibles y críticos, para utilizarlos durante el período de garantía de operación de la planta o equipamiento mayor, así como también para algunos repuestos, dependiendo de sus características, la manera de almacenarlos. Indudablemente, el manual de catalogación de los materiales también debe ser parte de estas cláusulas.

• Condiciones de seguridad para la operación y el mantenimiento.

• Procedimientos técnicos detallados de intervenciones tanto para mantenimiento preventivo como correctivo.

• Herramientas especiales de soporte al mantenimiento de ser necesarias. Acá nos referimos a herramientas mayores, así como también, los equipos de monitoreo de condiciones: equipos de análisis de vibraciones, ultrasonido, megado, equipos de análisis de condiciones de lubricantes (tribología), cámaras termográficas. Para esto último de ser posible, los valores de emisividad de algunos materiales de los equipos.

• Fianzas o garantías internacionales en caso de incumplimiento del convenio de compra.

• Formatos para la captura de información, necesarios para la toma de decisiones.

• Sugerencias del software y hardware para manejar toda esta documentación

• Posible estructura organizativa de la planta, para lo que nos compete operación y mantenimiento

• Permeabilidad del Mantenimiento. Significa la facilidad para realizar las actividades de mantenimiento

• Tipo de tecnología del proceso o activo (planta, equipo, instalación). Esta actividad es muy importante para que la adquisición que se haga de materiales, partes y repuestos se puedan conseguir en el país o sus alrededores cercanos. Por ejemplo podemos encontrar equipos norma ASTM en nuestro país pero los repuestos de los equipos instalados posiblemente sean norma alemana DIN y que con seguridad tendrán diferencias.

Además de todo lo anterior, debemos contemplar:

• El adiestramiento al personal que va a operar y mantener la planta

• La garantía de los repuestos durante la vida útil del equipamiento.

• Visitas para entrenamiento a los sitios donde estén operando esas instalaciones, equipamiento y sistemas que vayamos a adquirir, con la finalidad de conocer y constatar su efectividad. Esto es lo que llamamos ”Familiaridad con los Procesos”; que e indudablemente, dependiendo de la gran inversión que se vaya a realizar, exista el servicio postventa en el territorio nacional para aquellos activos que así lo requieran.

• Un aspecto muy importante es la preservación de toda la documentación técnica de proyecto. Dentro de las cláusulas contractuales debe existir un punto donde se requiera la construcción o existencia de un espacio para colocar un Centro de Documentación Técnica. Igualmente, toda esta documentación debe estar codificada, por ejemplo: para planos según su tamaño A0, A1, A2, A3, A4, libros, ensayos, pruebas, revistas, etc.

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Existe otra consideración que no podemos pasar por alto, y es la relacionada con los aspectos legales y leyes nacionales. Un ejemplo para imaginar esta situación podría ser: adquirir una línea de producción de un producto traída de cualquier país dónde existe un clima extremadamente diferente a otro.

Por ejemplo: al instalar una línea de ensamblaje, las personas van a requerir de ventilación para un confort, que no es necesario en el país de origen por características climáticas. Posiblemente la alta gerencia tendrá que invertir una suma considerable en aires acondicionados para permitir que exista un espacio agradable para el trabajo. De no hacerlo, se corre el riesgo de que el organismo que vela por la higiene, salud y seguridad laboral del país cierre la planta, ocasionando una paralización del proceso productivo; y por consiguiente, una pérdida de dinero.

Recientemente, tuve la oportunidad de realizar un trabajo en una planta traída dentro del marco de un convenio gubernamental, y pude observar que el tipo de sillas a utilizar en la línea de producción no tenía espaldar ni apoya brazos. Mantener personas sentadas ocho horas ensamblando productos con ese tipo de sillas violaba la normativa legal del país donde iban a ser utilizadas esas sillas. Por otro lado, en el país de origen no había ningún tipo de impedimento para usar este tipo de sillas.

Posteriormente, observamos que el rendimiento en las líneas de ensamblajes eran mucho mayores al utilizar sillas cómodas con espaldares y pasamanos. La ergonomía era un papel muy importante en el performance de las líneas de ensamblajes.

Otro ejemplo a comentar por malas decisiones, es la inversión que se ha hecho para ubicar plantas a orilla del mar, que a la vuelta de pocos años la corrosión ha acabado con ellas.

Esto se debió a que el clima del país de origen no era agresivo como el del país donde se instaló la planta o el activo. Igualmente sucede con armamento de guerra traído de países donde la temperatura es muy baja. La ubicación de estos aparatos a orilla del mar ha ocasionado que el fenómeno de la corrosión poco a poco afecte su operatividad y aumente la probabilidad de fallas.

El diseño de las Cláusulas Contractuales debe contemplarse no sólo para una empresa o consorcio privado, sino también para un gobierno que por medio de los llamados programas o convenios de cooperación entre países, se adquieren equipos o plantas llave en mano, tal como lo comentamos, pero, con relación a esto último, hay que tener sumo cuidado durante la negociación.

Recordemos que cuando nos venden tecnología para nadie es desconocido que, “todo es un negocio” y el que vende trata de colocar todo lo posible en su contrato, desde los tornillos más pequeños, hasta los equipos mayores, instalaciones y sistemas.

Esto ocurre aun, cuando en el país de la implantación, estos se consigan a mejor precio y de mejor calidad, e, lo que representa desembolsos de dinero adicionales.

Por consiguiente, si nos descuidamos en estos detalles, estaremos adquiriendo lo que llamamos “huesos” porque además de costosos, son difíciles de mantener.

Para concluir, podemos ver y escuchar cualquier cantidad de comentarios al respecto, cuando vemos cuán rápido salen fuera de servicio activos como plantas, sistemas, instalaciones y equipos, que por un mal manejo de una negociación se obvia en la inversión inicial una parte de gran importancia que, por demás, estoy completamente seguro que debe tomarse en cuenta cuando elaboremos el "Diseño de las Cláusulas Contractuales de Adquisición de Activos", y que posteriormente, por su inobservancia van a aparecer las fallas haciendo estragos en la Confiablidad Operacional y Humana.

Artículo preparado por Brau Clemenza

Director de la empresa de Consultoría LOINPROC. C.A.

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