Puede que en tu empresa esto sea lo habitual: las estanterías están llenas de papeles y carpetas, las órdenes de trabajo se pierden, no se tiene control sobre las garantías de tus equipos y/o clientes, no se sabe cuáles son las tareas pendientes o cómo invierten los técnicos su tiempo, no se tiene control sobre el inventario de repuestos y herramientas, no se conocen cuáles son las fallas más frecuentes y cómo evitarlas, se desconoce cuál es la vida útil de los activos....tranquilo, ¡no eres el único con estos problemas! Según Gartner, el 90% de las empresas no cuentan con una solución apropiada para la gestión del mantenimiento de sus activos físicos, número aún mayor en las pequeñas y medianas empresas. Generalmente, las Pymes se encuentran muy poco tecnificadas en su gestión del mantenimiento. En el mejor de los casos, se utilizan hojas de cálculo o incluso registros manuales en lápiz y papel, lo que claramente les impide cuidar adecuadamente la salud de sus activos.
Mantenimiento: ¿Para qué sirve GMAO y por qué es necesario?
Un software GMAO ayuda a configurar un plan de mantenimiento y es también el cerebro que permite tener un control global del área.
Esto se debe, en parte, a que los software de gestión de mantenimiento tradicionales requieren instalaciones complejas que son difíciles de usar e implementar y son sumamente costosos. Este escenario ha cambiado radicalmente en los últimos años, donde la evolución impulsada por la aparición de diversas Startups de software, ha hecho mucho más accesible este tipo de tecnología para las Pymes. Dicha evolución se ha caracterizado por una digitalización y popularización de softwares totalmente alojados en la nube, permitiendo ofrecer a los clientes modelos de software como servicio o SaaS, sin comprar una licencia.
Un software de mantenimiento GMAO no solo ayuda a configurar un plan de mantenimiento que permita generar automáticamente las órdenes de trabajo y asignarlas a los responsables, sino que, además, es el cerebro que permite tener un control global del área: registro y control de equipos, localizaciones, proveedores y contratistas, manejo de almacén de repuestos y herramientas, gestión de tareas y solicitudes, administración de garantías, monitoreo de condiciones, entre otros aspectos, entregando finalmente inteligencia con indicadores de gestión para la toma correcta de decisiones.
Un programa de mantenimiento sustituye el control manual y disminuye drásticamente el margen de error puesto que dota de inteligencia a la organización, ayudando a generar índices estadísticos precisos que permiten llevar a cabo tanto una buena gestión de activos físicos, como la toma de decisiones basadas en evidencias reales y objetivas.
Si una Pyme aún lleva órdenes de trabajo en papel y ha dependido siempre del mantenimiento correctivo (esperando que el equipo falle o muestre signos de daños para realizar reparaciones), te mostramos varias razones por las que deberías considerar urgentemente implementar un software de este tipo.
¿Cuáles son las principales ventajas de utilizar un software GMAO?
1. Aumenta la seguridad
La seguridad es un elemento de vital importancia dentro de la industria. Quizás la razón más importante para invertir en un GMAO es aumentar la seguridad en los equipos e instalaciones. Las fallas en los activos físicos no solo pueden acarrear reparaciones costosas, sino que, dependiendo del tipo de equipo, una falla catastrófica también podría causar daños físicos al personal de la empresa. Por ejemplo, si una manguera gastada bombea materiales peligrosos y falla repentinamente, esto podría lesionar gravemente a un operador. Esto no solo causaría daños a las instalaciones y detendría la producción, sino que también estaría expuesta la empresa a ser demandada por negligencia.
Vemos entonces por qué un adecuado plan de mantenimiento se convierte en una necesidad para garantizar que se mantenga un entorno de trabajo seguro y eficiente.
2. Alarga la vida útil de los activos
Una de las razones más importantes que cualquier Pyme ha de contemplar para invertir en un programa de mantenimiento online y de esta forma, optimizar el suyo, es que puede ayudar a alargar la vida útil de los activos. Cuando el equipo se descuida y no se mantiene adecuadamente puede disminuir drásticamente su vida útil, lo que implica un incremento inmediato en gastos relacionados a sustitución de equipos y acondicionamiento de plantas productivas.
En muchas Pymes se tiende a pensar que el hecho de no realizar un mantenimiento adecuado implica un ahorro de dinero, pero más bien es todo lo contrario. El tiempo y el dinero que se invierte en el mantenimiento de los activos extenderán su vida útil, lo que puede ahorrar una gran cantidad de dinero a largo plazo, ya que no tendrán que reemplazar él activo con tanta frecuencia. Asimismo, cuando la vida útil de un activo o equipo se alarga todo lo posible, la Pyme se hace mucho más sustentable y amigable con el medio ambiente, puesto que disminuye también la cantidad de activos desincorporados que se convierten automáticamente en desechos.
3. Incrementa la productividad
No solo las averías inesperadas pueden causar una disminución en la productividad, sino que la falta de mantenimiento regular también puede hacer que el activo pierda su eficiencia con el tiempo. Después de un uso continuo, todos los equipos y dispositivos comenzarán a deteriorarse en su función, haciéndolos menos eficientes y confiables. Si bien el deterioro suele ser lo suficientemente lento como para no notar rápidamente cambios significativos, es probable que eventualmente se dé una caída en la producción. Sin embargo, gran parte de este deterioro puede evitarse invirtiendo en un software, realizando un plan de mantenimiento preventivo y programando órdenes de trabajo en el momento adecuado. Al cuidar los activos físicos, puede ralentizar este proceso de deterioro, y con ello maximizar la productividad.
4. Evita retrasos en la producción
Es posible que, esperar hasta que un activo muestre signos de problemas o se descomponga por completo antes de realizar el mantenimiento necesario, termine ocasionando que un equipo crucial quede inutilizable durante un período de tiempo significativo. Esto puede implicar una caída en la producción generando retrasos importantes, ventas perdidas, pérdida de contratos y la directa disminución de los ingresos. Por lo tanto, si bien la implementación de un plan de mantenimiento puede parecer un gasto innecesario, el mantenimiento preventivo en realidad debe verse como una inversión que ahorra costes en la estabilidad futura de la Pyme.
En este punto es importante realizar una aclaración y es que no en todos los casos una estrategia de mantenimiento correctivo es un enfoque negativo, hay situaciones donde operar el activo hasta la falla es una estrategia correcta dependiendo de la relación riesgo/rentabilidad. Por ejemplo, la relación riesgo/rentabilidad de que falle una lámpara en una oficina administrativa, es muy diferente a que falle una lámpara en el quirófano de un hospital en medio de una operación.
5. Evita reparaciones mayores
Al implementar un correcto plan y usar un software de mantenimiento, se incurrirá en menos reparaciones importantes. El hecho es que todos los problemas de mantenimiento empeoran con el tiempo, y cuanto más tiempo tardamos en solucionar un problema, más daño puede causar. Depender del mantenimiento correctivo resulta en realizar el mantenimiento con menos frecuencia, pero esto probablemente también ocasionará que el activo se descomponga y requiera reparaciones costosas y complejas.
6. Reduce los costes totales de mantenimiento
En general, existe la idea errónea de que el mantenimiento preventivo será costoso y es un gasto innecesario. Sin embargo, el mantenimiento preventivo y proactivo generalmente tiene el efecto contrario, ya que se ha demostrado que reduce los costes de mantenimiento del equipo al permitir detectar problemas pequeños antes de que se conviertan en problemas mayores. Invertir en mantenimiento, reparaciones regulares y de bajo coste puede ayudar a garantizar que los activos no requieran reparaciones costosas en el futuro, y puede ahorrar una gran cantidad de dinero con el tiempo, al evitar tener que reemplazar estos equipos prematuramente.
Como se puede apreciar, un plan de mantenimiento adecuado es esencial para garantizar que los activos físicos funcionen de manera eficiente y segura. Además, un enfoque proactivo para el mantenimiento ayudará a ahorrar dinero en reparaciones y reemplazos. Sin embargo, planificar un programa de mantenimiento preventivo y determinar qué se debe hacer y cuándo se debe hacer puede ser extremadamente difícil, ya que tendrá que rastrear los datos manualmente para determinar cuándo se debe realizar el mantenimiento en función del tiempo y los datos de uso.
Aquí es donde las herramientas de gestión de mantenimiento asistido por computadora o GMAO, son esenciales para las Pymes.
7. Potencia la transformación digital
La transformación digital es una realidad a la que no podemos darle la espalda, dado que las organizaciones que se van rezagando al respecto pierden significativamente competitividad y eficiencia en sus operaciones.Por ello, la utilización de un software para administrar el mantenimiento en una empresa supone un paso importante en su proceso de digitalización.
8. Aumenta la visibilidad y el control de activos
El software de mantenimientocentraliza en una sola base de datos toda la información de equipos y activos: ubicación, fecha de compra, mantenimientos realizados, histórico de averías, calificaciones de eficiencia, etc.
Lo anterior permite un mejor control de los activos que conlleva una mayor rentabilidad, disminución del tiempo de inactividad, reducción de la posibilidad de fallas, descenso de la periodicidad de las revisiones, entre otras ventajas.
9. Mejora la toma de decisiones
Otra gran ventaja de este tipo de programas es la capacidad para documentar las actividades de mantenimiento y poner esos datos en manos de los profesionales encargados, junto a informes basados en KPI previamente determinados. Con toda esta información es posible tomar mejores decisiones y optimizar la gestión del mantenimiento.
10. Facilita el mantenimiento preventivo y predictivo
El uso de un GMAO en una empresa permite ejecutar planes bajo un enfoque proactivo y no reactivo.Adicionalmente, y gracias a la inteligencia artificial, sensores y dispositivos de IoT pueden brindar información en tiempo real sobre el funcionamiento de los activos y lanzar alertas preventivas antes de que se estropeen. Esto resulta de suma importancia para el rendimiento del negocio porque extiende la vida útil de los activos, evita daños mayores y ceses de producción.
Fuente: Fracttal
