Una gestión del mantenimiento bien estructurada es fundamental para que las operaciones sean eficaces y fluidas. Para reducir los costes y garantizar una buena comunicación, una programación ordenada, una producción de calidad y un alto rendimiento de los empleados y los equipos, hay que optimizar la estructura de su departamento de mantenimiento.
¿Mantenimiento centralizado o descentralizado?
¿Qué tipo de estructura puede optimizar la productividad de su empresa? ¿Debe su estructura de mantenimiento ser ¿Centralizado? O debería ser descentralizado?
Mantenimiento centralizado
Una estructura de gestión de mantenimiento centralizada proviene de una autoridad, a menudo la alta dirección o un programador independiente. Todo el mantenimiento está en un programa maestro, y se da muy poco control a los gestores de mantenimiento de proyectos, áreas o sitios específicos.
La autoridad de mantenimiento es responsable de garantizar que todos los recursos estén disponibles, que la programación no sea conflictiva y que se sigan correctamente todas las políticas y procedimientos.
Mantenimiento descentralizado
Una estructura de gestión de mantenimiento descentralizada divide la autoridad de mantenimiento entre diferentes ramas y áreas. Los directivos de nivel inferior asumen la responsabilidad de programar el mantenimiento. Cada gestor suele tener más responsabilidades que la de programar el mantenimiento.
Dentro de la organización, habrá varias autoridades de mantenimiento que coordinen el uso de los equipos y otros recursos adecuados.
Mantenimiento centralizado: ¿Es adecuado para usted?
En resumen, el mantenimiento centralizado es estupendo para las empresas y organizaciones de menor tamaño. Una sola persona que supervise todo el mantenimiento solo puede funcionar si conoce lo suficiente los detalles de cada proyecto, algo que simplemente no ocurriría en una empresa más grande.
Las estructuras centralizadas de gestión del mantenimiento pueden borrar la confusión y la falta de comunicación de su organización, con una sola autoridad que se encargue del mantenimiento. Se puede dedicar menos tiempo a la doble y triple comprobación de los calendarios gracias a que una sola persona coordina el mantenimiento interconectado de la organización.
La persona encargada del mantenimiento necesitará un sólido conocimiento de los recursos y activos de la organización para equilibrar adecuadamente la dispersión de los mismos. Con un responsable de mantenimiento muy informado (ya sea la alta dirección o una entidad independiente), el mantenimiento fluirá sin problemas.
Si tiene una empresa más pequeña, el mantenimiento centralizado puede ser el adecuado para usted.
Los profesionales:
- Se minimizan los conflictos y la confusión con un programa maestro y una autoridad
- Planificación y programación coherente del mantenimiento debido a una única autoridad sobre cada proyecto, rama, sitio y equipo
- El personal directivo de nivel inferior tiene libertad para centrarse en el día a día dentro de su propia esfera
- Mayor eficiencia y rendimiento de los proyectos y gestores individuales
- Una dotación de personal y recursos más equilibrada para cada proyecto, basada en una mayor evaluación de las necesidades específicas
Los contras:
- La dirección centralizada debe emplear tiempo y energía en el mantenimiento que podría dedicarse a otra cosa
- Las decisiones que se transmiten desde arriba pueden llevar tiempo y necesitan pasar por más niveles de burocracia
- No funciona para las grandes organizaciones
- Posible aumento de los atrasos
Mantenimiento descentralizado: ¿Es adecuado para usted?
El mantenimiento descentralizado quita la autoridad de un lugar y la dispersa. En las grandes organizaciones con muchas sucursales y proyectos simultáneos, ésta puede ser la mejor solución. Un gestor puede llevar muchos sombreros y trabajar en el proyecto y en los programas de mantenimiento al mismo tiempo.
Las unidades que utilizan el mantenimiento descentralizado pueden obtener resultados más rápidos y pasar por procesos de aprobación menos largos. Quienes toman las decisiones suelen tener un conocimiento más personal del día a día de la operación específica que supervisan.
Las estructuras de mantenimiento descentralizadas requerirán que diferentes supervisores se comuniquen y coordinen la disponibilidad de recursos. Una comunicación adecuada garantizará un programa de mantenimiento indoloro y fácil de gestionar.
Si tiene una gran organización con muchos programas de mantenimiento que coordinar y supervisar, una organización de mantenimiento descentralizada puede ser la adecuada para usted.
Los profesionales:
- La comunicación fluye libremente entre los distintos programadores
- Menos espera para las grandes decisiones, respuestas más rápidas en caso de emergencia y seguimiento
- Gran ajuste para las grandes organizaciones
- Menos desplazamientos y tiempo dedicado al mantenimiento por parte de los altos cargos
- Más autoridad dispersa en toda la organización en lugar de descansar en un solo lugar
- Las decisiones de mantenimiento se coordinan y comparten, lo que reduce la carga
Los contras:
- Puede aumentar la falta de comunicación y la confusión
- Puede producirse un reparto incoherente de la autoridad
- Los procedimientos y políticas pueden seguirse de forma diferente en la empresa
- Los supervisores pueden no estar al tanto de los problemas de otras sucursales, lo que lleva a un reparto desigual de recursos y activos
La conclusión es que utilizar la estructura de mantenimiento adecuada es vital para la eficacia y la seguridad de su lugar de trabajo.
Una estructura centralizada podría garantizar que haya una sola versión de la verdad y mantener todo el mantenimiento en un solo lugar. La autoridad de mantenimiento tendría siempre toda la información y no habría apenas confusión.
Pero una estructura descentralizada podría liberar a los altos cargos para que se centren en las tareas que necesitan. Podría agilizar la programación del mantenimiento y crear empleados muy informados que tienen la autoridad pero están en las trincheras del día a día.
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