9 Mejores prácticas para la gestión del inventario de repuestos

A menudo, los almacenes e inventarios de repuestos no reciben la atención necesaria para garantizar su funcionamiento eficiente y preciso. Las siguientes son las razones que suelen explicar estos desafíos:

• Los almacenes de repuestos no generan ingresos para la empresa, por lo que se les asignan menos recursos.
• El seguimiento preciso del inventario no es una cuestión central en el caso de las piezas de repuesto.
• El software de gestión de inventario no se utiliza o no es capaz de gestionar el inventario con precisión.
• No utilizar códigos de barras para gestionar el inventario y los movimientos, o el esfuerzo percibido es demasiado grande para utilizarlos.
• No hay procesos documentados y los procesos son deficientes, lo que conduce a errores humanos .
• No mantener niveles de inventario adecuados o costos de inventario .
• Falta de buena gestión y personal.

Esta mentalidad, junto con la falta de una gestión sistemática de los repuestos y la falta de aplicación de las mejores prácticas de inventario en el almacén, puede resultar costosa. La falta de enfoque en el control del inventario de repuestos y el software de gestión de inventario es difícil y muy perjudicial.

Afortunadamente, hay medidas que pueden tomarse para garantizar que no surjan problemas y que su almacén de repuestos funcione sin problemas. Un sistema de inventario de repuestos preciso permite al departamento de repuestos ser más proactivo y responder mejor a las necesidades de la planta.

Las empresas pueden ahorrar mucho dinero al no tener que acelerar el envío de una pieza cuando, de hecho, ya está en el almacén. Aquí tienes siete prácticas recomendadas para gestionar el inventario de repuestos de forma más eficaz :

1. Identificar sistemáticamente todas las partes

Un aspecto crucial de todas las operaciones es un sistema adecuado de gestión de repuestos que gestione el seguimiento y las transacciones del inventario . Para que estos sistemas sean eficaces, cada unidad de inventario debe:

• Todos los SKU deben estar identificados dentro del sistema de gestión de inventario .
• Utilice el código de barras del fabricante o cree un código de barras para uso interno.
• Para artículos pequeños, como tornillos y pernos, coloque un código de barras en el contenedor para escanearlo.
• Descontinúe las piezas de repuesto antiguas que no utiliza para no desencadenar compras accidentales, etc.
• Mantenga adecuadamente las listas de materiales dentro del sistema para mantener niveles de inventario precisos .
• Utilice el seguimiento de activos mediante RFID cuando sea necesario.

En cualquier caso, todas las piezas de repuesto y los niveles de inventario deben gestionarse y mantenerse en el sistema de inventario . Esto incluye las unidades de inventario que se reciclarán, remanufacturarán, probarán y destruirán. Esto está diseñado para mantener el inventario lo más preciso posible.

2. Gestión eficaz de las piezas no utilizadas

Cuando el equipo va a ser revisado a fondo, es posible que se compren varios artículos para un solo uso. Por ello, es posible que algunas de estas piezas no estén en stock ni se registren en el sistema de control de inventario .

Una vez finalizada la revisión de la maquinaria, o una parada imprevista obligó a realizar reparaciones, podrían quedar piezas sin usar que tengan un uso futuro y deban inventariarse. Otros equipos de la planta podrían aprovechar estas piezas sin usar.

En lugar de almacenar estas piezas para fines de mantenimiento en una caja, un banco de trabajo o un gabinete en algún lugar, los artículos deben agregarse al sistema de control de inventario y colocarse en el inventario de piezas.

Es fundamental gestionar el inventario de repuestos para garantizar la eficiencia de las operaciones. La gestión del inventario de repuestos es fundamental para una operación y un almacén eficientes. Los repuestos y las piezas críticas son esenciales para una empresa manufacturera, especialmente cuando surge un problema o falla un equipo . La gestión del inventario de repuestos depende de procesos rigurosos, el uso de un buen software de inventario y la supervisión de la gerencia.

A menudo, los almacenes e inventarios de repuestos no reciben la atención necesaria para garantizar su funcionamiento eficiente y preciso. Las siguientes son las razones que suelen explicar estos desafíos:

• Los almacenes de repuestos no generan ingresos para la empresa, por lo que se les asignan menos recursos.
• El seguimiento preciso del inventario no es una cuestión central en el caso de las piezas de repuesto.
• El software de gestión de inventario no se utiliza o no es capaz de gestionar el inventario con precisión.
• No utilizar códigos de barras para gestionar el inventario y los movimientos, o el esfuerzo percibido es demasiado grande para utilizarlos.
• No hay procesos documentados y los procesos son deficientes, lo que conduce a errores humanos .
• No mantener niveles de inventario adecuados o costos de inventario .
• Falta de buena gestión y personal.

Esta mentalidad, junto con la falta de una gestión sistemática de los repuestos y la falta de aplicación de las mejores prácticas de inventario en el almacén, puede resultar costosa. La falta de enfoque en el control del inventario de repuestos y el software de gestión de inventario es difícil y muy perjudicial.

Afortunadamente, hay medidas que pueden tomarse para garantizar que no surjan problemas y que su almacén de repuestos funcione sin problemas. Un sistema de inventario de repuestos preciso permite al departamento de repuestos ser más proactivo y responder mejor a las necesidades de la planta.

Las empresas pueden ahorrar mucho dinero al no tener que acelerar el envío de una pieza cuando, de hecho, ya está en el almacén. Aquí tienes siete prácticas recomendadas para gestionar el inventario de repuestos de forma más eficaz :

3. Utilizar, gestionar y mantener la lista de materiales (BOM)

Una gestión adecuada de repuestos también implica contar con listas de materiales (BOM) precisas y actualizadas. Las BOM simplifican considerablemente el pedido de piezas y la emisión de órdenes de trabajo. Además, asegúrese de mantener sus BOM actualizadas. Lo peor que puede pasar es empezar a generar niveles de inventario inexactos por no haber añadido, modificado o eliminado una pieza de una BOM.

Disponer de listas de materiales precisas también le ayudará con el mantenimiento preventivo (MP) programado que se requiere para un equipo determinado . En algunos sistemas, el programa de MP generará una orden de trabajo con la fecha programada. Las actualizaciones de la lista de materiales deben realizarse en tiempo real para evitar problemas posteriores.

4. Agilice el proceso de órdenes de trabajo

Una forma de mejorar la eficiencia de las piezas de repuesto es contar con un proceso de órdenes de trabajo sólido pero sencillo, que todos puedan seguir. Es necesario crear órdenes de trabajo para todas las entregas de piezas de repuesto para que el inventario se mantenga preciso. Este proceso se simplifica con un inventario centralizado, que se describe más adelante.

Desarrolle un proceso de órdenes de trabajo que no sea excesivamente complejo, pero que garantice la transmisión de toda la información necesaria. Si es demasiado complejo o existen maneras de obtener piezas sin una orden de trabajo, los empleados no utilizarán el proceso deseado y comenzarán a producirse imprecisiones en el inventario.

Implemente un proceso para que las órdenes de trabajo no urgentes se emitan con antelación. Las órdenes de trabajo solicitadas con antelación pueden retirarse y prepararse para su recogida o entrega al departamento solicitante. Esto reducirá el tiempo de espera del departamento de mantenimiento en el almacén de repuestos para que se complete su orden de trabajo.

5. Adoptar medidas de seguridad

Asegúrese de que se implementen medidas de seguridad eficaces en el almacén de repuestos. Se deben considerar varias prácticas críticas. Limitar el acceso al inventario del almacén de repuestos es crucial para mantener su precisión . Adopte una política que establezca que los inventarios de repuestos estén "fuera de los límites" y que solo los empleados del departamento de repuestos tengan acceso.

La primera manera de garantizar esto es adoptar medidas de seguridad física , como mostradores de repuestos, que impidan que los empleados accedan a las ubicaciones de inventario y extraigan las piezas necesarias. Permitir el acceso a todos puede generar rápidamente inexactitudes en los inventarios de repuestos.

La segunda práctica para contribuir a este objetivo es instalar sistemas de cámaras de seguridad y comenzar a utilizar tarjetas de identificación para acceder a los puntos de entrada y salida. Además, equipos como módulos de elevación vertical para repuestos proporcionan una seguridad rigurosa.

6. Inventario centralizado y consolidación de repuestos

Siempre que sea posible, un inventario centralizado proporcionará un mayor control de los niveles de existencias. Esto también implica consolidar el inventario de piezas satélite en su almacén principal. Con un inventario centralizado, se asigna a un grupo central de personal la responsabilidad de todos los niveles de existencias, el seguimiento del inventario en tiempo real y el control del inventario.

Al mantener todo el seguimiento y control del inventario con un grupo central, se limita quién tiene acceso a las unidades de inventario, lo que genera más errores humanos .

Tener un inventario centralizado también facilitará la seguridad.

7. Utilice un sistema de control de inventario

Al utilizar la funcionalidad de almacén de su ERP o un sistema de gestión de almacén (WMS), y no hojas de cálculo, para administrar su inventario de piezas, garantizará la precisión y la facilidad de gestión de su almacén de piezas.

Además, el uso de códigos de barras y la funcionalidad de escaneo junto con el sistema mejorará en gran medida la eficiencia de los procesos en el almacén de piezas y mejorará la precisión del inventario .

En la mayoría de los sistemas, las funciones de gestión de inventario se centran en el control de los activos físicos. Esto se facilita mediante el uso de códigos de barras para el seguimiento en tiempo real durante la recepción, el conteo cíclico , los movimientos y ajustes de inventario, y la emisión de artículos de inventario .

8. Asigne a cada pieza de repuesto una ubicación de stock

Asegúrese de que las ubicaciones de stock se creen con el mínimo detalle (normalmente, una ubicación de contenedor y ranura para cada SKU) que permitan sus sistemas. Puede resultar difícil para los empleados localizar una pieza si el identificador de ubicación es un estante donde se encuentran muchas otras piezas en una ubicación compartida. Esto debería formar parte de una evaluación interna rigurosa del almacén y del almacén .

Al implementar las recomendaciones anteriores, podrá tener un mejor control sobre su inventario de piezas y proporcionar un cumplimiento más rápido y preciso de las órdenes de trabajo y otras solicitudes de piezas.

9. Implementar una gestión sólida del inventario de repuestos

La base de la gestión del inventario de repuestos son procesos de inventario sólidos, como el conteo cíclico , los inventarios físicos y la gestión adecuada de las discrepancias de inventario. Un buen programa de gestión de inventario requiere lo siguiente:

• Procesos documentados que deben seguirse.
• Una rutina de recuento cíclico de inventario consistente y disciplinada .
• Se debe realizar un inventario físico completo al menos una vez al año, a menos que el recuento cíclico esté bien regimentado.
• Gestión de imprecisiones/discrepancias de inventario y elaboración de informes.
• Transacciones de inventario en tiempo real a través de todas las funciones.
• Gerentes y personal bien capacitados que sean responsables de mantener registros de inventario precisos .

Estas estrategias de gestión de inventario mantendrán su almacén y depósito funcionando lo más eficientemente posible y minimizarán los problemas posteriores y los errores humanos .

Resumen

Los tiempos de inactividad no planificados, las fallas de los activos y los problemas con los equipos estándar de los equipos críticos pondrán a prueba incluso el sistema de inventario de repuestos y el almacén más disciplinados.

Esto significa que se mantienen los niveles de inventario más óptimos desde la perspectiva de compras. Esto solo es posible si el inventario es preciso, se extrae el artículo correcto y se recibe a tiempo en el almacén.

Capacite adecuadamente al personal, limite el acceso al inventario y responsabilícelo de mantener registros de inventario lo más precisos posible . Por último, considere cómo un asesor de almacén puede mejorar la gestión general de su inventario de repuestos.