Gestión de Almacén Técnico Parte 5 de 5

PASO 5: INDICADORES y AUDITORÍA

Estamos ya finalizando en esta entrega con el MINI CURSO de Los 5 PASOS para la Administración eficiente del ALMACÉN de REPUESTOS, y vamos a desarrollar el PASO 5, INDICADORES y AUDITORÍA de la Gestión del Almacén Técnico

1) Indicadores de Gestión (KPI):

Lo que no se mide, no se puede mejorar. Basados en esta máxima, la que podemos aplicar a cualquier ámbito de nuestra vida, vamos a ver algunos indicadores de la “salud” de nuestro almacén.

Vamos a analizar varias dimensiones para realizar un análisis integral de la Gestión del Almacén Técnico: Administrativo / Financiero, y Operativo / Funcional.

Administrativo / Financiero: es muy importante saber el impacto económico de nuestro almacén en los costos operacionales de nuestro centro productivo.

Para ello vamos a analizar el Stock Valorizado del Almacén (sumatoria de todo el material existente multiplicado por la cantidad en stock de cada uno).

STOCK VALORIZADO: ∑ $ Material “N” x Cantidad de Material “N”

Donde “N” son todos los materiales existentes en el Almacén.

Una vez calculado este stock valorizado, debemos analizar su tendencia para saber si se está aumentando la cantidad de materiales en existencia, y tomar acciones en función de esto.

Nivel de Servicio: este indicador refleja la calidad de atención del almacén, en función de que se haga entrega del material solicitado en el momento en que es requerido.

NS: Cantidad de materiales entregados x 100%

Cantidad de materiales solicitados

El objetivo es que este valor sea igual o próximo al 100% para materiales críticos principalmente, y valores mayores a 85% son perfectamente aceptables para el resto de los materiales.

Otros indicadores habituales de gestión:

• Eficiencia de Compras
• Porcentaje de piezas con movimiento
• Rotación del Almacén
• Indicadores Gestión Stock
• Nivel de Orden y Limpieza

2) Auditorías: una forma de saber el grado de eficiencia en el funcionameinto del almacén es a través de la práctica de auditorías de distinta índole. Con las mismas conoceremos la gestión, general, nos permitirá saber cuán bien se está manejando el stock de nuestro almacén y conocer a su vez las condiciones de Orden y Limpieza, piezas fundamentales para asegurar que los elementos se puedan encontrar en el lugar que se les ha asignado.

a) Auditoría de Gestión: a través de esta auditoría se realiza un análisis exhaustivo para saber la situación general del almacén. Dentro de los principales temas que se evalúan podemos citar Organización Física y Administrativa, Procesos de revisión y mejora continua, Capacitación del personal, Indicadores y Tendencias, entre otros.

• b) Auditoría de Stock: en forma periódica (una vez al mes o cada dos meses, por ejemplo) se realiza un conteo muestreal al azar de una cantidad determinada de materiales. En función de la cantidad que se encuentra en el sitio correcto y en la cantidad coincidente según el sistema, podremos determinar la exactitud de stock. Este valor nos dará una idea de cómo se está gestionando el stock.
• c) Auditoría de Orden y Limpieza: dentro de las rutinas de gestión, se debe realizar frecuentemente 1 vez por semana como máximo) una verificación del estado de orden y limpieza del almacén, siguiendo una rutina predeterminada.

  Esto se evalúa por medio de un check list, lo que se refleja en una puntuación en función de los resultados.

Dependiendo de las conclusiones que surjan de estas auditorías, se generarán planes de acción para resolver los principales inconvenientes detectados.

Y así, con este tema, hemos finalizado este mini curso de Administración del Almacén de Repuestos de Mantenimiento, el que espero sea de mucha utilidad y guía para mejorar tu actividad profesional.

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Más información: